O catering é, quase sempre, a maior fatia do orçamento de uma festa. Escolher um espaço para festas com catering pode simplificar a organização, mas só se as condições estiverem claras desde o início.
Antes de reservar, há um conjunto de pontos que convém confirmar por escrito. São eles que evitam surpresas na fatura final e no dia do evento.
1. O espaço para festa tem catering próprio ou externo?
Alguns espaços têm cozinha e equipa próprias. Outros trabalham com um ou mais fornecedores associados.
A diferença é relevante: com catering próprio, há um único interlocutor; com fornecedor externo, a coordenação entre as partes passa a ser um ponto a acompanhar.
Pergunte sempre qual dos modelos se aplica antes de avançar.
2. Exclusividade de catering e taxas do espaço para festa
Muitos espaços impõem exclusividade de catering ou cobram uma taxa para admitir fornecedores externos.
Confirme se pode trazer o seu fornecedor, em que condições e a que custo.
Esta taxa, quando existe, deve entrar na comparação de propostas desde o primeiro momento.
3. Condições da cozinha no espaço para festa
Um espaço para festas com catering precisa de uma cozinha adequada ao número de convidados.
Verifique se existe cozinha equipada ou apenas zona de apoio, se há capacidade de refrigeração e se o serviço é empratado, buffet ou volante.
Confirme também quantos elementos de serviço estão incluídos para o número de convidados previsto.
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4. Menus, provas e alterações
Peça os menus por escrito, com a composição exata de cada prato.
Confirme se está incluída uma prova de menu, para quantas pessoas e em que fase do processo.
Clarifique também até que data pode alterar o menu e o número de convidados sem penalização.
5. Restrições alimentares e menus especiais
Vegetarianos, alergias, intolerâncias e menus infantis fazem parte de qualquer festa atual.
Pergunte como são tratadas as restrições, se implicam custo adicional e com que antecedência devem ser comunicadas.
Um fornecedor preparado responde a isto sem hesitação.
6. O que inclui o preço por convidado?
O valor por convidado raramente cobre tudo.
Confirme se inclui louça, copos, toalhas, pessoal de serviço, montagem, limpeza e IVA.
Peça uma proposta detalhada por rubricas, em vez de um valor global. Só assim consegue comparar espaços de forma justa.
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7. Bebidas, bar e taxa de rolha
As bebidas costumam ser orçamentadas à parte e podem alterar bastante o valor final.
Verifique se existe pacote de bebidas, o que abrange, durante quantas horas, e se pode levar bebidas próprias mediante taxa de rolha.
Confirme ainda se o serviço de bar tem custo autónomo e até que hora funciona.
Um espaço para festas com catering simplifica a organização, desde que as condições estejam definidas por escrito. Menus, exclusividades, serviço e bebidas devem estar claros antes da reserva.
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Perguntas frequentes
Posso levar o meu catering para um espaço para festa?
Depende do espaço. Muitos impõem exclusividade de catering ou cobram uma taxa para admitir fornecedores externos. Confirme antes de reservar se pode trazer o seu fornecedor, em que condições e a que custo.
O que costuma estar incluído no preço por convidado?
Raramente está tudo. Confirme se inclui louça, copos, toalhas, pessoal de serviço, montagem, limpeza e IVA. Peça a proposta detalhada por rubricas para conseguir comparar espaços de forma justa.
Há prova de menu antes do evento?
Muitos espaços incluem uma prova, mas nem todos, e o número de pessoas abrangidas varia. Confirme se está incluída, para quantas pessoas, e até que data pode ainda alterar o menu e o número de convidados sem penalização.
Como são tratadas as restrições alimentares?
Vegetarianos, alergias, intolerâncias e menus infantis devem ser comunicados com antecedência. Pergunte se implicam custo adicional e qual o prazo limite para os indicar. Um fornecedor preparado responde a isto sem hesitação.